Co przeszkadza nam planować? I co z tym zrobić?

Testujesz kolejną metodę mającą podnieść Twoją skuteczność i znowu nie działa? Masz wrażenie, że jesteś ostatnią osobą, która potrafi się zorganizować? A może podglądasz znajomych jak pięknie prowadzą notatki i planery zastanawiając się, jak to im wychodzi? Skąd mają na to czas?

Pozwól, że zapoznam Cię teraz z 7 chochlikami, które sabotują Twoje planowanie – zwłaszcza, jeżeli próbowałeś już wszystkiego (w tym metody Bullet Journal – czyli samodzielnego tworzenia planera dostosowanego do Twoich potrzeb).

Prowadzę i projektuję organizery od podstawówki – nie raz sama przegrywałam z sabotażystami dobrej organizacji. I to właśnie dzięki tym przegranym potyczkom wypracowałam w sobie radar na to, co mi zwykle przeszkadzało osiągać cele. To jak z wyścigami – na początku szlifujesz technikę, eksperymentujesz, driftujesz na torze… a potem wraz z praktyką przychodzi mistrzostwo.

W tym momencie z międzynarodowymi sukcesami prowadzę 2 firmy, wychowuję dzieci, podróżuję po całym świecie rysując konferencje i… mam czas żyć. Zobacz, jak pozbyłam się chochlików planowania i co musiałam zmianić w swoich codziennych przyzwyczajeniach…

1.      „Wystarczy, że zrobię listę. Będę pamiętać”.

Lista TO DO nie wystarczy. Owszem, pomoże Ci wyrzucić z pamięci roboczej te rzeczy, które blokują Cię przed działniem, uporządkuje nieco myśli i być może nawet zainspiruje do oddelegowania zadania komuś innemu. Jednak samo wynotowanie, choćby najbardziej estetycznymi punktami – nie da efektów.

Co możesz zrobić? Gdy stworzysz np. listę, od razu ustal co dalej z nią robisz. Jak czesto będziesz ją rewidować? Jak zaznaczysz postępy? Jak odznaczysz zrobione podpunkty?

Ja stosuję proste i szybkie oznaczenia:

2.      „Zapiszę to raz, kiedyś zajrzę”.

Gratuluję, wpadłeś właśnie w pułapkę braku ekspozycji – Twoja uwaga podąża za tym, co ją przyciąga. Jeżeli nie przeglądasz (codziennie!) swoich zapisków, nie oczekuj, że same będą o sobie przypominać. Zdarzało mi się kiedyś zapisywać genialne pomysły na projekty i zupełnie o nich zapominać, bo nie miałam wypracowanego nawyku przekartkowywania notesu.

Co możesz zrobić?

Ustal sobie stałą godzinę dnia, w której przeglądasz swoje notatki (papierowe lub elektroniczne). To może być podróż do pracy, kawa przed scrollowaniem LinkedIn, pierwszy kwadrans po obudzeniu (u mnie to najlepiej działa). To dobry moment by nanosić w nich adnotacje i uzupełnienia.

3.      „Jeszcze tylko fejsik…”.

Czyli za dużo rozpraszaczy.

Dziecko z rozbrajającą nadzieją w głosiku pyta, czy się z nim pobawisz.

Partner szuka skarpetek. Teściowa dzwoni z nowymi plotkami. Nie ma opcji, byś w tym wszystkim miał czas dla siebie.

Jak tu skupić się tylko na rozpisaniu list i wynotowaniu godzin snu?

Powiadomienia o nowych mailach, sms i postach zaburzają Twoją koncentrację odrywając Cię od zadania. Umówmy się, wychowanie dziecka ciężko oddelegować, ale są takie „przyjemności” które mógłbyś odłożyć.

Ustal swoje zasady, np. „social media przeglądam stojąc w kolejkach, robiąc kawę, wykonując drobne czynności” lub „używam czasomierza na Internet”.

Swoje życie planuję minimalizując rozpraszacze. Ustawiam sobie alarm pomodoro online https://tomato-timer.com i mam wtedy grawancję 25 minut „nieistnienia dla świata”. Uwierz – zażaleń z tego tytułu nie dostaję.

4.      „No dobrze, ale po co mi to rysowanie?”.

Zapisujesz różne zadania, które przychodzą Ci do głowy i jest ich coraz więcej, prawda? Ale czy rzeczywiście wiesz, po co to robisz? Stworzyłeś sobie tabelkę ze śledzeniem nastroju czy godzin snu, ale właściwie nie bardzo widzisz w tym sens?

A pomyśl w ten sposób: Skoro już zdecydowałeś się coś wynotować (a może krok dalej – dodać chmurkę!), przeznaczasz temu czas. Wiesz, że nie chcesz tracić czasu na wypisywanie mało ważnych rzeczy, więc skupiasz się tylko na tych, które są kluczowe. Dzięki temu dokonujesz już na etapie wpisywania punktów swoistej selekcji. Bo kto „traciłby czas na rysowanie czegoś nieważnego?”.

Priorytety!

5.      „Zapisałem. I nie wiem co dalej…”

Dobrze, więc masz już wypisane to, co najważniejsze, regularnie do tego zaglądasz i nadal nic się nie dzieje?

Być może jest to spowodowane tym, że zadania są po prostu zbyt ogólne lub zajmujące. Dlatego od razu podczas zapisywania zachęcam do zastanowienia się nad dalszymi krokami – bo bez tego – przynajmniej na mnie – takie zapiski działają trochę paraliżująco. Też tak masz? Bo np. chciałabym w końcu napisać ten mega profesjonalny artykuł na LinkedIn, ale jak nie ustalę sobie, że najpierw spisuję pomysły, potem szukam źródeł, następnie (np. kolejnego dnia) piszę szkic – to ten zapis stworzenia wartościowej pigułki wiedzy na nic się nie zda.

Rozbijaj duże zadania na mniejsze. Czyli zjadaj słonia po kawałku. Ale zacznij od tych które chcesz najbardziej odwlekać. Potem masz z górki.

6.      „Przestań (tylko) planować, zacznij decydować!”.

Okazuje się, że samo planowanie nie da rezultatów, jeżeli działanie ograniczymy tylko do czasu robienia notatek i rozpisywania założeń. To tak jak z planami rocznymi w ustalonym grafiku spotkań strategicznych w firmie. Tyle się może zmienić! Jeżeli decyzje są podejmowane tylko z uwzględnieniem początkowych założeń bez uwzględnienia podrzędnych jednostek biznesowych (np. podzespołów projektowych i ich specyfiki), nie ma co liczyć na efekty. Nie na takie, jakich pragniemy. Innymi słowami – od zapisania zadania do efektu końcowego poddawani jesteśmy ważnemu czynnikowi – dzieje się życie. A jak się już zacznie dziać porządnie, wymaga od nas szybkich rewizji naszych planów i często natychmiastowych decyzji. Uciekanie od nich (przekładanie zadań, delegowanie, odmawianie) tylko zdemotywuje nasze planerowe postanowienia.

Co zrobić? Nastaw się na decydowanie, czasem niezgodne z planami. Kreślenie jest ok. Lepsze to niż ładny, czysty, „nikomuniepotrzebny” autorski planer, w którym nic się nie dzieje.

7.      „Nie umiem ładniej…”.

Elegancko przechodzimy do ostatniego – najbardziej podstępnego chochlika.

Zniechęcasz się na sama myśl o robieniu wzorków? Nie masz pomysłu na schemat tygodnia? Brzydko piszesz? Całe szczęście! Zawsze powtarzam – im mniej umiesz rysować, tym lepsze notatki wizualne tworzysz!

W prowadzeniu np. Bullet Journal (takiego własnego planera) chodzi o to, by dostosować go do siebie. Ja wyróżniam 3 typu Bullet Journalli:

A.     Mini

B.     Personal

C.     Maxi

Ad A. Lubisz minimalizm? Wystarczy, że będziesz używał list w punktach zorganizowanych w sekcjach – serio – nie zmuszę Cię do rysowania. Sam analogowy zapis w papierowym notesie już pobudza naszą motywację do działania. Mam jednak nadzieję, że jak już użyjesz w końcu długopisu, gdzieś omsknie Ci się dłoń tworzac zabawną minę lub ikonę na zdrowy posiłek. Byc może zainteresuje Cię system planera dla leniuszków:

Podoba mi sie jako inspiracja dla początkujących. Gdy jednak masz ochotę na własne formy – to może po prostu kup zeszyt w kropki i sam zaplanuj swoje życie?

Ad B. „Osobisty” to notes do eksperymentowania. Nieco rysowany, w większości notowany. Bez większych artystycznych uniesień.

Ad. C Wersja dla cierpliwych – artystyczny wyraz osobowości, pełen fiszek i wkładek, z przepełnionymi kieszonkami i powklejanymi pamiątkowymi biletami – to bardziej pamiętnik niż planer. A jednak ma swój nieodzowny urok.

Podsumowując – w procesie planowania każdy z nas mierzy się z tymi chochlikami. Pytanie tylko na ile damy im zarządzac naszym życiem i planować nasze działania… W jednym z artykułów VOUGE określił metode planowania Bullet Journal jako KonMari dla naszych pędzących myśli (sprawdź tytuł Kon Mari – magia sprzątania). I uważam, że jest w tym sporo proawdy. Ja przestałam się ścigać ze swoimi myślami. Zamiast tego czuję, że realnie sędziuję tym stojącym na podium ;).